Datenschutz
Datenschutzhinweise und Einwilligungen für Veranstaltungen
Diese Informationen geben Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, wenn Sie unsere Webseite besuchen oder vor Ort bzw. online an einer unserer Veranstaltungen teilnehmen. Wir informieren Sie darüber, welche Daten wir von Ihnen erheben und wie wir sie verwenden. Außerdem klären wir Sie über Ihre Rechte nach geltendem Datenschutzrecht auf und teilen Ihnen mit, an wen Sie sich bei Fragen wenden können.
Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Teilnahme an einer Veranstaltung ist die Stiftung SPI. Die Kontaktdaten lauten:
Stiftung SPI, Sozialpädagogisches Institut Berlin »Walter May«
Seestraße 67, 13347 Berlin
E-Mail: info(at)stiftung-spi.de
An wen können Sie sich bei Fragen zur Datenverarbeitung wenden?
Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten können Sie jederzeit an den Datenschutzbeauftragten richten. Die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten lauten:
datenschutz nord GmbH
Kurfürstendamm 212, 10719 Berlin
Tel.: +49 30 308 77 49-0 | Fax: +49 30 308 77 49-11
E-Mail: office@datenschutz-nord.de
Welche Daten verarbeiten wir von Ihnen, für welche Zwecke verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage erfolgt dies?
Nachfolgend geben wir Ihnen einen Überblick über Art, Umfang, Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung, wenn Sie vor Ort oder online an einer unserer Veranstaltungen teilnehmen.
Nutzung der Webseite
Bei der rein informatorischen Nutzung unserer Website, also wenn Sie sich nicht registrieren oder uns anderweitig Informationen übermitteln, erheben wir lediglich die personen-bezogenen Daten, die der von Ihnen genutzte Browser an unsere Server übermittelt und die für den Betrieb unserer Website technisch notwendig sind und die Stabilität, Funktionalität und Sicherheit zu gewährleisten. Die Daten werden in diesem Zusammenhang nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO aufgrund unseres berechtigten Interesses erhoben und umfassen insbesondere: die folgenden Daten: IP-Adresse (ggf. in anonymisierter Form), Datum und Uhrzeit zum Zeitpunkt des Zugriffs auf unsere Website, Inhalt der Anforderung (konkrete Seite), Zugriffsstatus/http-Statuscode, jeweils übertragene Datenmenge, den verwendeten Browser, das verwendete Betriebssystem.
Formulare zur Kontaktaufnahme oder zur Bewerbung
Sie haben die Möglichkeit, sich mit uns über unser Kontaktformular in Verbindung zu setzen. Zur Nutzung unseres Kontaktformulars benötigen wir von Ihnen zunächst die als Pflichtfelder markierten Daten. Diese Daten verwenden wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, um Ihre Anfrage zu beantworten.
Darüber hinaus können Sie selbst entscheiden, ob Sie uns weitere Angaben mitteilen möchten. Dies ist insbesondere bei einer Bewerbung für das KomKJB jung* der Fall.
Diese Angaben erfolgen freiwillig und sind für die Kontaktaufnahme nicht zwingend erforderlich. Ihre freiwilligen Angaben verarbeiten wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO.
Ihre Daten werden nur zur Beantwortung Ihrer Anfrage verarbeitet. Wir löschen Ihre Daten, sofern diese nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Im Fall einer Bewerbung für das KomKJB jung* speichern wir Ihre Daten für die Dauer, in der Sie im Team mitwirken. Spätestens 6 Monaten danach werden diese Daten gelöscht.
Soweit Ihre, per Formular übermittelten Daten, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, können Sie der Verarbeitung jederzeit widersprechen. Zudem können Sie ihre Einwilligung in die Verarbeitung der freiwilligen Angaben jederzeit widerrufen. Wenden Sie sich hierfür bitte an die im Impressum genannte E-Mail-Adresse. Sie können zudem mit unseren Ansprechpartnern per E-Mail oder telefonisch direkt Kontakt aufnehmen. Daten die Sie hierbei übermitteln, verarbeiten wir ausschließlich für die Bearbeitung Ihrer Anfrage ebenfalls auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Auch in diesem Fall steht Ihnen das Recht zum Widerspruch zu.
Anmeldung zu einer Veranstaltung und Veranstaltungsdurchführung
Wenn Sie sich zu einer Veranstaltung anmelden, verarbeiten wir Ihre Daten, um die Veranstaltung vorzubereiten und durchzuführen. Art und Umfang der Datenverarbeitung hängt von der Veranstaltung ab, für die Sie sich angemeldet haben. Grundsätzlich verarbeiten wir diese Kategorien personenbezogener Daten, um eine Veranstaltung durchzuführen: Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Alter, Unternehmen/Organisation, Position/Funktion. Ohne diese Daten werden wir nicht in der Lage sein, Ihre Anmeldung zu bearbeiten und die Veranstaltung durchzuführen. Je nach Veranstaltung fragen wir zusätzliche freiwillige Angaben ab, die uns helfen, die Veranstaltung bestmöglich in Ihrem Sinne zu organisieren. Das können Angaben zu einem Unterstützungsbedarf, Übernachtungsbedarf, Geschlecht, Pronomen oder zu Ernährungsvorlieben/Unverträglichkeiten sein. Wir verarbeiten Ihre Daten insbesondere für diese Zwecke:
- Zusendung der Anmeldebestätigung sowie der Veranstaltungsunterlagen
- Erstellung eines Namensschildes bei Präsenzveranstaltungen
- Unterstützung vor, während und nach der Veranstaltung / Übernachtungsbedarf
- Erstellung der Teilnehmendenliste
- Weiterleitung der Teilnehmendenliste an die übrigen Teilnehmenden, damit diese sich untereinander vernetzen können, sowie an Dritte, die an der Veranstaltungsdurchführung beteiligt sind (z. B. das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend)
- Bekanntgabe der Teilnehmenden einer Veranstaltung auf der Veranstaltungswebsite aus Gründen der Transparenz (wir informieren Sie gesondert darüber, wenn wir dies beabsichtigen)
- Zusendung von nachbereitenden Informationen zur Veranstaltung, bspw. Reisekostenabrechnungen, Dokumentationsmaterial wie Broschüren oder Fotogalerien
Weitere Informationen zu Art und Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten bei Teilnahme an einer Veranstaltung können sich aus den Teilnahmebedingungen ergeben.
Rechtsgrundlagen für die beschriebene Datenverarbeitung sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung, Veranstaltungsdurchführung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Wahrung berechtigter Interessen, basierend auf unserem Interesse, Veranstaltungen bestmöglich vorzubereiten und durchzuführen).
Online-Veranstaltungen/hybride Veranstaltungen
Wir verwenden die Dienste Zoom, Cisco Webex Meetings und BigBlueButton, um Online-Veranstaltungen durchzuführen. Die Dienste Zoom und Cisco Webex Meetings stellen uns die Anbieter Zoom Video Communications, Inc. mit Sitz in den Vereinigten Staaten und Cisco International Limited mit Sitz im Vereinigten Königreich jeweils als Auftragsverarbeitung zur Verfügung. BigBlueButton ist ein Open-Source-Webkonferenzsystem. Dieses System hosten wir selbst.
Bei Teilnahme an einer Online-Veranstaltung verarbeiten wir Angaben zur benutzenden Person (Name, E-Mail-Adresse, Profilbild), Kommunikationsinhalte (Text-, Audio- und Videodaten; bei Aufzeichnungen MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei aller Online-Meeting-Chats) sowie Meeting-Metadaten (Thema, Beschreibung, Geräteinformationen, IP-Adresse). Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden während der Dauer eines Online-Meetings die Daten des Mikrofons und/oder der Videokamera Ihres Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera und/oder das Mikrofon jederzeit über die Onlinemeeting-Software des Anbieters deaktivieren bzw. stummschalten. Nähere Informationen zur Datenverarbeitung durch die Diensteanbieter Zoom und Cisco entnehmen Sie den Datenschutzhinweisen des jeweiligen Anbieters: explore.zoom.us/de/privacy/ (Zoom) und trustportal.cisco.com/c/dam/r/ctp/docs/privacydatasheet/collaboration/cisco-webex-meetings-privacy-data-sheet.pdf (Cisco Webex Meetings). Rechtsgrundlagen für die beschriebene Datenverarbeitung sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung, Veranstaltungsdurchführung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Wahrung berechtigter Interessen, basierend auf unserem Interesse, Online-Veranstaltungen durchzuführen).
Echtzeit-Feedback und Umfragen
Wir verwenden den Dienst Mentimeter zur Einholung von Echtzeit-Feedback und für Umfragen während einer (Online-)Veranstaltung. Den Dienst stellt uns die Mentimeter AB mit Sitz in Stockholm (Schweden) zur Verfügung. Bei der Teilnahme an einer (Online-)Veranstaltung, in der Mentimeter eingesetzt wird, verarbeiten wir in Mentimeter Angaben zur benutzenden Person (Name, E-Mail-Adresse), Eingaben (Beiträge) sowie Metadaten (Geräteinformationen, IP-Adresse). Nähere Informationen zur Datenverarbeitung entnehmen Sie den Datenschutzhinweisen von Mentimeter: www.mentimeter.com/privacy. Rechtsgrundlagen für die beschriebene Datenverarbeitung sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung, Veranstaltungsdurchführung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Wahrung berechtigter Interessen, basierend auf unserem Interesse, Echtzeit-Feedback während einer (Online-)Veranstaltung einzuholen und unsere Online-Veranstaltungen interaktiv zu gestalten).
Kollaboratives Arbeiten
Wir verwenden die Dienste Flinga, Etherpad, Drive und TaskCard als kollaborative Instrumente, um eine Online-Zusammenarbeit zwischen den Teilnehmenden zu ermöglichen. Den Dienst Flinga stellt uns die Nordtouch Oy mit Sitz in Finnland zur Verfügung. Die Dienste Etherpad und Drive hosten wir selbst. Den Dienst TaskCard stellt uns die dSign Systems GmbH zur Verfügung. Bei der Teilnahme an einer Veranstaltung, in der ein kollaboratives Instrument eingesetzt wird, verarbeiten wir Angaben zur benutzenden Person (selbstvergebener Anmeldename, Anzeigename), Eingaben (Beiträge, hochgeladene Dokumente) sowie Metadaten (Geräteinformationen, IP-Adresse). Rechtsgrundlagen für die beschriebene Datenverarbeitung sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung, Veranstaltungsdurchführung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Wahrung berechtigter Interessen, basierend auf unserem Interesse, die Zusammenarbeit zwischen den Teilnehmenden einer Online-Veranstaltung zu ermöglichen und zu fördern).
Foto- und Videoaufnahmen
Bei einigen Veranstaltungen fertigen wir für zum Zwecke der Öffentlichkeitsarbeit Foto- und Videoaufnahmen an. Wenn dies der Fall ist, informieren wir Sie spätestens zu Beginn der Veranstaltung darüber. Es werden in der Regel Foto- und Videoaufnahmen von Personen angefertigt, die eine besondere Rolle auf einer Veranstaltung einnehmen. Es werden auch Foto- und Videoaufnahmen angefertigt, die mehrere Teilnehmende zeigen sowie die Atmosphäre der Veranstaltung abbilden. Wir veröffentlichen die Fotos auf unserer Webseite sowie auf unseren Seiten in sozialen Medien (insbesondere Instagram, TikTok). Wir geben die Foto- und Videoaufnahmen ggf. zudem an Dritte weiter, die an der Veranstaltungsdurchführung beteiligt sind (z.B. das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend), die die Foto- und Videoaufnahmen auf ihrer Webseite und auf ihren Seiten in sozialen Medien veröffentlichen können. Sofern Sie auf den Foto- und Videoaufnahmen nicht erscheinen möchten, bitten wir Sie darum, dies der fotografierenden Person mitzuteilen. Rechtsgrundlage für die beschriebene Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Wahrung berechtigter Interessen, basierend auf unserem Interesse, Veranstaltungen für Zwecke der Öffentlichkeitsarbeit mit Lichtbildern zu dokumentieren und diese dann zu Informations- und Repräsentationszwecken zu verwenden).
Sofern Sie noch nicht 16 Jahre alt sind oder eine Person sind, die im Vordergrund bei der Veranstaltung zu sehen ist (z. B. im Rahmen einer Moderation, eines Vortrag oder einer Podiumsdiskussion), holen wir für die Veröffentlichung von Foto- und/oder Videoaufnahmen die Einwilligung ggf. der Sorgeberechtigten ein. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist in diesem Fall Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).
Informationen zu weiteren Veranstaltungen
Wir verwenden Ihre im Zusammenhang mit der Anmeldung zu einer Veranstaltung angegebene E-Mail-Adresse, um Sie auf weitere Veranstaltungen von uns aufmerksam zu machen. Diese Einladungen zu weiteren Veranstaltungen erhalten Sie unabhängig davon, ob Sie unseren Newsletter abonniert haben. Wir wollen Ihnen auf diesem Weg Informationen zu Veranstaltungen zukommen lassen, die Sie aufgrund Ihrer bisher bei uns besuchten Veranstaltungen interessieren könnten. Sofern Sie unsere Einladungen zu weiteren Veranstaltungen nicht erhalten wollen, können Sie der Verwendung Ihrer E-Mail-Adresse für diesen Zweck jederzeit widersprechen. Eine formlose Mitteilung an die oben genannten Kontaktdaten ist ausreichend. Rechtsgrundlage für die beschriebene Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Wahrung berechtigter Interessen, basierend auf unserem Interesse, Teilnehmende zu weiteren Veranstaltungen einzuladen).
Wer hat Zugang zu Ihren Daten und aus welchem Grund?
Innerhalb der Stiftung SPI erhalten nur Personen Zugang zu Ihren Daten, die diese zur Erledigung der ihnen übertragenen Aufgaben benötigen. Zudem können Dienstleistende oder andere Personen, die uns bei der Erfüllung unserer Aufgaben unterstützen, Zugang zu Ihren Daten erhalten. Dies sind Dienstleistende oder Personen der folgenden Kategorien:
• Hosting-Dienstleistende für den Betrieb unserer Server
• Dienstleistende für die Bereitstellung eines Videokonferenzsystems
• E-Mail-Versand-Dienstleistende für den Versand von E-Mails im Zusammenhang mit Ihrer Veranstaltungsteilnahme sowie für den Versand von Mailings
• Dienstleistende für die Bereitstellung von Tools zur Durchführung von Umfragen und Einholung von Echtzeit-Feedback
• Dienstleistende für die Bereitstellung von Kollaborationstools
• Dritte, die an der Veranstaltungsdurchführung beteiligt sind
Von uns eingesetzte Dienstleistende müssen besondere Vertraulichkeitsanforderungen erfüllen. Sie erhalten nur in dem Umfang und für den Zeitraum Zugang zu Ihren Daten, der für die Erfüllung der Aufgaben erforderlich ist.
Werden Daten außerhalb der Europäischen Union verarbeitet?
Für die Verarbeitung Ihrer Daten setzen wir mit Zoom Video Communications, Inc. (USA) und Cisco Systems, Inc. (USA) Dienstleister ein, die sich in Drittländern außerhalb der Europäischen Union befinden. Länder außerhalb der Europäischen Union handhaben den Schutz von personenbezogenen Daten anders als Länder innerhalb der Europäischen Union. Es gibt aktuell keinen Beschluss der EU-Kommission, dass Drittländer allgemein ein angemessenes Schutzniveau bieten. Wir haben daher besondere Maßnahmen getroffen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten in Drittländern ebenso sicher wie innerhalb der Europäischen Union verarbeitet werden. Mit Dienstleistern in Drittländern schließen wir den von der Kommission der Europäischen Union für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Drittländern bereitgestellten Datenschutzvertrag (Standard-Datenschutzklauseln) ab. Dieser sieht geeignete Garantien für den Schutz Ihrer Daten bei Dienstleistern in einem Drittland vor. Eine Kopie dieses Datenschutzvertrags können Sie unter den oben angegebenen Kontaktdaten anfordern.
Wie lange werden die Daten gespeichert?
Wir speichern Ihre Daten so lange, bis die in diesen Datenschutzhinweisen beschriebenen Zwecke erfüllt sind, es sei denn, eine längere Aufbewahrungsfrist ist gesetzlich vorgeschrieben.
Welche Rechte haben Sie?
Auskunft
Sie können nach Maßgabe von Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen.
Berichtigung
Sollten Ihre Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie nach Maßgabe von Art. 16 DSGVO die Berichtigung Ihrer Daten verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.
Löschung
Sie haben nach Maßgabe von Art. 17 DSGVO das Recht, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen.
Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben nach Maßgabe von Art. 18 DSGVO das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen.
Widerspruch
Sie haben nach Maßgabe von Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer Daten Widerspruch einzulegen. Im Falle eines berechtigten Widerspruchs werden wir Ihre Daten nicht mehr verarbeiten.
Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten für Zwecke der Direktwerbung
Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten für Zwecke der Direktwerbung einzulegen. Das gilt auch für das mit einer Direktwerbung in Verbindung stehende Profiling. Ihren Widerspruch können Sie formfrei an uns richten, am besten an die oben genannten Kontaktdaten.
Beschwerderecht
Sie sind berechtigt, bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einzureichen, wenn Sie mit der Verarbeitung Ihrer Daten nicht einverstanden sind.
Datenübertragbarkeit
Sie haben nach Maßgabe von Art. 20 DSGVO das Recht, personenbezogene Daten, die Sie uns mitgeteilt haben, in einem elektronischen Format zu erhalten.
Widerruf Ihrer Einwilligung
Sie haben das Recht, eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Daten, welche Sie uns gegenüber erteilt haben, jederzeit zu widerrufen. Am einfachsten können Sie eine von Ihnen erteilte Einwilligung widerrufen, indem Sie sich per E-Mail an die oben genannten Kontaktdaten wenden. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf durchgeführten Verarbeitung Ihrer Daten.
Auftragsverarbeiter
Wir arbeiten mit folgenden externen Dienstleistern (Auftragsverarbeitern) für die Pflege der Webseite und das Webhosting sowie z. B. für den Versand von Produkten, Newslettern, Zahlungsabwicklungen oder Videokonferenzen zusammen. Mit jedem Dienstleister wurde eine separate Auftragsdatenverarbeitung geschlossen, um den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten.
- wilhelm innovative medien GmbH, Neue Bahnhofstraße 18, 10245 Berlin
- Mittwald CM Service GmbH & Co. KG, Königsberger Straße 4 – 6, 32339 Espelkamp
- domainfactory GmbH, Oskar-Messter-Straße 33, 85737 Ismaning
- JAR Media GmbH, Kratzberger Straße 9, 42855 Remscheid